El Mito de la Multitarea: Priorizar, Dividir y Concluir

La multitarea a menudo se percibe como una habilidad deseable en el mundo profesional acelerado de hoy. Sin embargo, a través de mi experiencia personal y numerosos estudios, he aprendido que lo que realmente aumenta nuestra productividad y eficiencia es la capacidad de manejar tareas de manera más inteligente, no necesariamente simultáneamente.

La investigación de Monsell S. en su artículo "Task Switching" en 'Trends in Cognitive Sciences' ofrece una visión diferente. Cada vez que cambiamos de tarea, nuestro cerebro experimenta un "coste de cambio": una ralentización y una mayor propensión a cometer errores.

Incluso con preparación, estos costes son inevitables debido a la necesidad de nuestro cerebro de activar y desactivar continuamente diferentes conjuntos de reglas cognitivas y de reconfigurarse a sí mismo para cada nueva tarea.

Cada cambio de tarea puede introducir un 'coste de cambio' que ralentiza nuestro pensamiento y afecta nuestra eficiencia. - Monsell S.

Entonces, ¿cómo podemos trabajar de manera más inteligente en lugar de más duro? Aquí hay tres claves para una productividad cerebral óptima:

Priorizar

Identificar cuáles son las tareas más importantes y urgentes es el primer paso para una gestión efectiva del tiempo y de las tareas.

Aprender a priorizar es una de las cosas más complicadas para mi. En las organizaciones lo que puede ser pioritario para ti, no lo es para tu compañero y según mi experiencia las prioridades no están bien definidas y/o no se transmiten de forma adecuada.

Usa métodos (hay muchos) como el sistema de "Eisenhower Box" para categorizar y priorizar tareas basándote en urgencia e importancia. Esto garantiza que estés invirtiendo tu tiempo y esfuerzo en lo que realmente moverá la aguja.

La eficiencia se trata de hacer las cosas correctas, no de hacer más cosas.

Dividir Tareas en Pequeños Objetivos

Las tareas grandes, normalmente traen tres cosas:

• Difícules
• Pueden ser paralizantes
• Tienen sorpresas.

¿Cuántas veces has dicho? "Eso son 10 minutos" y al final necesitas medio día o el día entero.

Romper los problemas en tareas pequeñas las convierte en entes más predecible y con menos riesgo ya que es más fácil tener una una serie de pasos claros y alcanzables.

Esta técnica de "chunking" no solo hace que la tarea sea menos intimidante, sino que también proporciona una serie de puntos de verificación para el progreso, lo que aumenta la motivación y la satisfacción al lograr pequeñas victorias en el camino.

Esto es terreno psicológico. Piensa esos días en el que contabilizas las pequelas victorias. He hecho la cama, he mandado el comunicado al del gas, he terminado el excel de gastos.

Las pequeñas victorias liberan espacio en el cerebro y en general nos hace sentirnos mejor. Así que ya no solo es la productividad sino el cómo te sientes.

Terminar Antes de Pasar a la Siguiente:

Definir claramente lo que significa "terminar" una tarea es crucial. Esto significa llevar una tarea a su conclusión lógica antes de pasar a la siguiente. Crear puntos de parada naturales puede ayudar a combatir la fatiga y asegurarse de que cada tarea recibe tu atención no dividida. Este enfoque permite una mayor profundidad de pensamiento y un trabajo de mayor calidad.

Definir lo que significa terminar una tarea es crucial para asegurarse de que cada una recibe la atención plena que merece."

Conclusión

Ser "inteligente" en el trabajo no se trata de hacer malabares con múltiples tareas al mismo tiempo.

Se trata de ser estratégico acerca de lo que eliges hacer, cómo lo divides y cómo te mantienes enfocado en una tarea hasta que esté completa. Este enfoque disciplinado y deliberado puede liberar tu cerebro para que funcione en su máximo potencial, permitiéndote no solo trabajar bien, sino también vivir bien.

Deja a un lado la multitarea que es más propia de los humanoides